Agiler Aufsichtsrat: Ein Modell mit Zukunft

Aufsichtsrat Agil Brainloop

Die Arbeit des Aufsichtsrats hat sich in den vergangenen Jahren durch die Digitalisierung stark verändert. Genau wie das Unternehmen, für das er tätig ist, kommt er an der „agilen“ Arbeitsweise nicht vorbei. Dieses Konzept, das ursprünglich aus der Software-Entwicklung stammt, steht für flache Hierarchien und Eigenverantwortung sowie Kollaboration und Austausch. Bürokratische Prozesse werden auf ein Mindestmaß reduziert, im Fokus steht die schnelle Anpassung an Veränderungen und Effizienz, ohne das Risiko für Fehler zu erhöhen. Das hört sich auf dem Papier gut an, doch die Umsetzung in der Praxis birgt einige Herausforderungen, gerade in einer virtuellen Gruppe wie dem Aufsichtsrat.

Wie sind die Prinzipien der agilen Arbeitsweise auf die Prozesse im Überwachungsgremium zu übertragen? Es geht darum, zwischen den Präsenz-Sitzungen mit den anderen Mandatsträgern in Kontakt zu bleiben, um Berichte zu diskutieren, zusätzlichen Informationsbedarf abzustimmen oder spontan Meinungen zu einer dringenden Sache auszutauschen. Sich zu einem Meeting im Unternehmen einzufinden, ist nicht unbedingt erforderlich und angesichts voller Terminkalender sowieso fast unmöglich – insbesondere wenn ein Mandat nur eine Tätigkeit von vielen ist.

Agil und sicher mit digitalem Boardroom

Wie also gleichzeitig agil und sicher arbeiten? Abhilfe schaffen kann ein digitaler Boardroom, in dem alle Mandatsträger Mitglied sind. Alle relevanten Dokumente werden dort zentral gelagert und können nur von authentifizierten Nutzern abgerufen und gemeinsam bearbeitet werden. Auch gibt es die Möglichkeit, eigene Bereiche für Ausschüsse einzurichten, die nur den jeweiligen Mitgliedern offenstehen.

So sicher der Boardroom, so einfach der Zugriff. Aufsichtsratsmitglieder können sich von überall auf der Welt anmelden und Dokumente einsehen und kommentieren. Das ist auch im Offline-Modus via iPad möglich, die Synchronisierung erfolgt dann später. Der große Vorteil: Im Gegensatz zu ausgedruckten Dokumenten ist eine Datei online immer auf dem neuesten Stand. Kommentare können so aufeinander aufbauen und Diskussionen sich entfalten.

Diese Arbeitsweise eignet sich auch perfekt für den Effizienznachweis, den der Corporate Governance Kodex fordert. Zudem ist jederzeit nachweisbar, wann und wie Dokumente eingesehen und kommentiert wurden. Bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten, ist eine Enthaftung also kein Problem. Alles in allem: Das perfekte Arbeitsumfeld für den agilen Aufsichtsrat.

Von Thomas Deutschmann, CEO Brainloop AG

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Hören Sie Thomas Deutschmann auch auf dem Deutschen Aufsichtsratstag nächste Woche zum Thema „Digitalisierung und Corporate Governance – Optionen und Perspektiven“.